Nhiều doanh nghiệp cho rằng nguyên nhân khiến chi phí vận hành ngày càng tăng đến từ việc giá hàng hóa leo thang. Tuy nhiên trên thực tế, phần lớn chi phí phát sinh lại xuất phát từ những sai sót nhỏ trong quy trình mua hàng. Đây là những vấn đề dễ bị bỏ qua nhưng lại âm thầm làm ngân sách doanh nghiệp “đội” lên mỗi tháng.
Đặc biệt với các doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm thường xuyên như văn phòng, nhà máy, khu công nghiệp hay doanh nghiệp FDI, việc thiếu kiểm soát trong quy trình procurement có thể kéo theo nhiều chi phí ẩn và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.
Việc làm việc với quá nhiều nhà cung cấp khác nhau khiến doanh nghiệp phải xử lý nhiều báo giá, nhiều đơn mua hàng và nhiều quy trình đối soát cùng lúc. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận mua hàng mà còn khiến quy trình trở nên phân tán, thiếu đồng bộ và khó kiểm soát.
Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp còn tốn thêm thời gian xử lý, chi phí quản lý và các khoản phát sinh trong quá trình vận hành.
Một mức giá thấp chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nếu chất lượng giao hàng không đảm bảo. Việc giao hàng chậm, thiếu hàng hoặc xử lý không đúng tiến độ có thể làm gián đoạn hoạt động tại văn phòng hoặc nhà máy.
Trong nhiều trường hợp, chi phí phát sinh từ việc chậm tiến độ còn lớn hơn rất nhiều so với phần chênh lệch giá ban đầu.
Nhiều doanh nghiệp chưa có quy trình kiểm kê định kỳ cho các vật tư tiêu hao và hàng hóa sử dụng thường xuyên. Điều này dễ dẫn đến tình trạng mua dư, mua trùng hoặc phát sinh các đơn đặt hàng gấp khi hàng hóa gần hết.
Không chỉ gây lãng phí ngân sách, việc thiếu kiểm soát tồn kho còn làm mất thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành chung.
Những mặt hàng nhỏ như giấy in, khăn giấy, nước rửa tay, túi rác hay vật tư pantry thường rất dễ bị bỏ sót trong quá trình mua hàng. Khi không có checklist cố định theo tháng hoặc theo quý, doanh nghiệp sẽ thường xuyên phát sinh các đơn mua bổ sung nhỏ lẻ.
Đây chính là một trong những nguyên nhân khiến chi phí vận hành tăng khó kiểm soát dù giá trị từng đơn hàng không lớn.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu đặt hàng khi hàng hóa gần hết hoặc phát sinh nhu cầu đột xuất. Việc mua hàng bị động khiến bộ phận procurement khó tối ưu chi phí, dễ gặp tình trạng đặt hàng gấp và phát sinh thêm nhiều khoản phí không cần thiết.
Khi không có kế hoạch mua hàng rõ ràng, doanh nghiệp cũng khó xây dựng lịch giao định kỳ hoặc tối ưu số lượng đặt hàng theo từng giai đoạn.
Để kiểm soát tốt chi phí vận hành, doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc giảm giá từng sản phẩm mà cần xây dựng quy trình mua hàng bài bản và tập trung hơn.
Việc gom nhiều đầu mục mua hàng về một nhà cung cấp uy tín, xây dựng checklist mua hàng định kỳ và chủ động kế hoạch tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí ẩn trong vận hành.
Đồng thời, việc có lịch giao hàng cố định theo tuần hoặc theo tháng cũng giúp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả procurement tổng thể.
Với kinh nghiệm cung cấp giải pháp procurement cho nhiều doanh nghiệp, nhà máy và khu công nghiệp trên toàn quốc, Ngọc Hà Group đồng hành cùng khách hàng trong việc tối ưu quy trình mua hàng, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tiêu hao.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng chi phí mua hàng tăng khó kiểm soát hoặc quy trình procurement thiếu đồng bộ, hãy liên hệ với Ngọc Hà Group để được tư vấn giải pháp phù hợp.
