Trong hoạt động kho vận, mỗi công đoạn đều có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Từ nhập hàng, lưu kho, phân loại, đóng gói đến xuất hàng, chỉ một mắt xích bị chậm cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận và kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
Trong đó, vật tư đóng gói thường là nhóm vật tư được sử dụng liên tục nhưng dễ bị xem nhẹ trong công tác chuẩn bị và quản lý tồn kho. Khi băng dính, màng chít, pallet hoặc các vật tư phụ trợ không được cung ứng kịp thời, hoạt động đóng gói và xuất hàng có thể bị gián đoạn, đặc biệt vào những thời điểm đơn hàng tăng cao.
Đóng gói không chỉ đơn thuần là bước hoàn thiện sản phẩm trước khi xuất kho. Đây là công đoạn giúp hàng hóa được bảo vệ, cố định và sẵn sàng cho quá trình lưu trữ, vận chuyển.
Tùy vào đặc thù hàng hóa và quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại vật tư đóng gói kho vận như:
Băng dính: đóng gói, cố định kiện hàng.
Màng chít: quấn và cố định hàng hóa trên pallet.
Pallet: phục vụ lưu trữ, sắp xếp và vận chuyển hàng hóa.
Các loại vật tư phụ liệu khác theo đặc thù đóng gói và vận hành của từng doanh nghiệp.
Điểm quan trọng không nằm ở việc sử dụng bao nhiêu loại vật tư, mà là đảm bảo đúng vật tư, đúng số lượng và đúng thời điểm để quy trình không bị ngắt quãng.
Một đơn hàng đã hoàn thiện nhưng chưa thể xuất kho vì thiếu băng dính. Hàng hóa đã tập kết nhưng chưa thể vận chuyển do chưa được cố định và đóng gói phù hợp.
Những tình huống tưởng như nhỏ này có thể tạo ra nhiều ảnh hưởng liên tiếp:
Chậm tiến độ xuất hàng
Khi thiếu vật tư cần thiết, nhân sự kho phải chờ bổ sung hoặc tìm phương án thay thế. Điều này có thể làm kéo dài thời gian xử lý đơn hàng và ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận.
Phát sinh thời gian và chi phí vận hành
Việc mua bổ sung vật tư gấp, chia nhỏ đơn hàng hoặc xử lý nhiều nhà cung cấp cho từng nhóm vật tư có thể làm tăng thời gian làm việc của bộ phận mua hàng, kho và vận hành.
Khó kiểm soát tồn kho
Nếu doanh nghiệp chỉ bổ sung vật tư khi gần hết, nguy cơ thiếu hàng đột xuất sẽ cao hơn. Ngược lại, dự trữ quá nhiều cũng có thể làm tăng diện tích lưu kho và lượng vốn bị tồn đọng.
Ảnh hưởng đến tính ổn định của chuỗi cung ứng
Đối với doanh nghiệp có sản lượng lớn hoặc hoạt động xuất nhập hàng liên tục, vật tư đóng gói cần được xem là một phần của kế hoạch cung ứng thay vì chỉ là những vật tư tiêu hao phát sinh trong quá trình vận hành.
Một giải pháp hiệu quả không nhất thiết là dự trữ thật nhiều vật tư. Điều quan trọng hơn là xây dựng kế hoạch cung ứng phù hợp với nhu cầu thực tế.
1. Xác định mức tiêu hao theo hoạt động
Doanh nghiệp có thể theo dõi lượng vật tư sử dụng theo ngày, tuần hoặc tháng để xác định nhu cầu thực tế. Với những giai đoạn cao điểm, cần chủ động điều chỉnh kế hoạch dự trữ.
2. Phân loại vật tư theo mức độ quan trọng
Các vật tư được sử dụng thường xuyên và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ đóng gói nên được ưu tiên kiểm soát tồn kho. Việc phân loại giúp bộ phận mua hàng chủ động hơn thay vì xử lý theo tình huống.
3. Chủ động kế hoạch cung ứng
Thời gian giao hàng, số lượng tối thiểu và tần suất sử dụng là những yếu tố nên được tính đến khi xây dựng kế hoạch mua hàng. Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều điểm vận hành, việc cung ứng cần được tính toán đồng bộ.
4. Tối ưu nguồn cung
Thay vì phải làm việc với nhiều đơn vị cho từng loại vật tư, doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhà cung cấp vật tư đóng gói và vật tư phụ liệu sản xuất có khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu cùng lúc.
Điều này giúp bộ phận mua hàng giảm thời gian tìm kiếm, theo dõi đơn hàng và phối hợp giao nhận.
Với định hướng NGỌC HÀ – PROCUREMENT SOLUTION. Ngọc Hà Group cung cấp các nhóm vật tư phụ liệu sản xuất và vật tư đóng gói phục vụ nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.
Các sản phẩm như pallet, màng chít, băng dính, dây thít,.. được cung ứng nhằm đáp ứng những nhu cầu phổ biến trong đóng gói, lưu kho và vận chuyển hàng hóa.
Thay vì chỉ cung cấp từng sản phẩm riêng lẻ, Ngọc Hà Group hướng đến việc đồng hành cùng doanh nghiệp trong bài toán cung ứng hàng hóa, từ xác định nhu cầu, chuẩn bị hàng đến giao nhận theo kế hoạch.
Với hệ thống chi nhánh, kho hàng và năng lực vận hành trên toàn quốc, Ngọc Hà Group sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vật tư của doanh nghiệp theo đặc thù sử dụng và quy mô vận hành.
Trong kho vận, hiệu quả không chỉ đến từ hệ thống quản lý hiện đại hay tốc độ xử lý đơn hàng. Sự ổn định còn bắt đầu từ những vật tư được sử dụng mỗi ngày.
Đủ vật tư, đúng thời điểm, đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động đóng gói, lưu kho và xuất hàng ổn định, đồng thời chủ động hơn trong việc kiểm soát chi phí và kế hoạch cung ứng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp cung ứng vật tư đóng gói, vật tư phụ liệu sản xuất cho hoạt động kho vận, Ngọc Hà Group sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng phương án cung ứng phù hợp.
